PDF-Dokumente

Vorbereiten der pdf-Konvertierung

Die Grundlage eines barrierefreien PDFs ist eine sorgfältig vorbereitete Ausgangsdatei.

• Word-Dokumente
• PowerPoint-Präsentationen

Menüpunkt Acrobat > Grundeinstellungen > Einstellungen

• Dokumentinfo konvertieren
• pdf mit uneingeschränktem Funktionsumfang
• Adobe PDF-Datei Lesezeichen hinzufügen
• Adobe PDF-Datei Verknüpfungen hinzufügen
• Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren

Menüpunkt Acrobat > Grundeinstellungen > Sicherheit

falls eingeschränkte Zugriffsrechte

• Textzugriff für Bildschirmlesehilfen für Sehbehinderte aktivieren

Menüpunkt Acrobat > Grundeinstellungen > Word

• Querverweise und Inhaltsverzeichnisse in Verknüpfungen konvertieren
• Fußnoten- und Endnotenverknüpfungen konvertieren
• Erweiterte Tag-Erstellungen konvertieren

Menüpunkt Acrobat > Grundeinstellungen > Lesezeichen

• Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren

PDF-Dokument erstellen

Microsoft Office (Word, PPP, Excel) :

• Menüpunkt "Acrobat" > Button "pdf erstellen" ODER
• Schaltfläche "Office" (bunter Button ganz links oben) > Speichern unter > Adobe pdf

Ältere Office-Produkte

• Menüpunkt "Datei" > Drucken > im Drop-Down-Menü den Druckernamen "Adobe PDF" wählen

PDF-Dokument aufbereiten

• Fügen Sie eine Dokumentbeschreibung ein
• Erstellen Sie Lesezeichen und Tags
• Fügen Sie Alternativtext bei Bildern/Grafiken ein
• Kontrollieren Sie die Leserichtung des Dokuments

Werden die hier genannten Funktionen nicht automatisch vom Grundlagen-Dokument in Word oder PPP übernommen, dann benötigen Sie zur Bearbeitung den Adobe Acrobat Professional.

Erläuterungen

Dokumentbeschreibung

Fügen Sie Ihrem Dokument zusätzliche Beschreibungen bei:
Menüpunkt "Datei" > Eigenschaften > Karteikartenreiter "Beschreibung"

Lesezeichen

Lesezeichen markieren zusammenhängende Textabschnitte, werden also zumeist bei Überschriften gesetzt. Sie erleichtern die Navigation durch bzw. den Überblick über das Dokument. Durch Klick auf ein Lesezeichen im entsprechenden Navigationsfenster gelangt man zur gekennzeichneten Stelle im Dokument selbst.

Überprüfen, ob Lesezeichen vorhanden:

• Menüpunkt "Anzeige" > Navigationsfenster > Lesezeichen oder
• Rechte Maustaste > Klick in Navigationsfenster > Lesezeichen

Lesezeichen einfügen

• Markieren Sie einen Textabschnitt > Menüpunkt "Dokument" > Lesezeichen hinzufügen oder
• Klick auf den Button "Neues Lesezeichen" in der Ansicht "Lesezeichen"

Lesezeichen können manuell gesetzt werden. Gerade bei längeren Dokumenten stellt dies einen erheblichen Aufwand dar. Empfohlen wird, Ausgangsdokumente so zu gestalten, dass Lesezeichen und Tags automatisch erstellt werden.

Tags

Tags geben Auskunft über Art und Reihenfolge von Textelementen.
Beispiele für Arten von Tags wären Überschriften, Abbildungen oder Tabellen.
Die Reihenfolge gibt so genannten Screenreadern, also der Software von sehbeeinträchtigten Personen, die "Leserichtung" vor.

Überprüfen, ob Tags vorhanden sind:

• Menüpunkt "Anzeige" > Navigationsfenster > Tags oder
• Rechte Maustaste > Klick in Navigationsfenster > Tags

Tags einfügen

• Menüpunkt "Werkzeuge" > Erweiterte Bearbeitung > TouchUp-Leserichtungswerkzeug > Markieren Sie das gewünschte Dokumentelement > Ordnen Sie ihm im Fenster "TouchUp-Leserichtung" den entsprechenden Typus zu
• Tags können manuell gesetzt werden. Gerade bei längeren Dokumenten stellt dies einen erheblichen Aufwand dar. Empfohlen wird, Ausgangsdokumente so zu gestalten, dass Lesezeichen und Tags automatisch erstellt werden.

Alternativtext bei Bildern

Falls das Bild/die Grafik noch nicht getagged ist, fügen Sie einen entsprechenden Tag ein.

Aktivieren Sie das TouchUp-Leserichtungswerkzeug, klicken Sie mit rechts auf die gewünschte Grafik/Abbildung > wählen Sie "Alternativtext bearbeiten"

Leserichtung

Die Leserichtung des Elements gibt an, in welcher Reihenfolge Dokument-Element vom Screenreader - der Software sehbeeinträchtigter Personen - gelesen werden sollen.

Diese kann nur überprüft werden, wenn das Dokument Tags enthält.

Überprüfen der Leserichtung:

• Menüpunkt "Werkzeuge" > Erweiterte Bearbeitung > TouchUp-Leserichtungwerkzeug > sofort werden die Elemente, die mit Tags versehen sind, grau unterlegt und mit einer zugehörigen Reihenfolge-Nummer angezeigt

Korrektur der Leserichtung:

• führen Sie die unter "Überprüfen der Leserichtung" genannten Schritte aus
• › wählen Sie im neu erschienenen Fenster "TouchUp-Leserichtung" rechts unten den Button "Reihenfolge-Fenster anzeigen"
• › durch Klick auf die Reihenfolge-Nummer im Dokument wird in der Ansicht "Reihenfolge" (im pdf-Fenster links) auch das entsprechende Element markiert › ziehen Sie das Element in der Ansicht "Reihenfolge" an den gewünschten Ort

Adobe Acrobat Professional

Im Gegensatz zum Adobe Reader, der lediglich zum Lesen von pdf-Dokumenten verwendet werden kann, kann der Adobe Acrobat Professional pdf-Dokumente auch bearbeiten.

MitarbeiterInnen der Universität Wien können sich diese Software über den ZID (Zentraler Informatikdienst) bestellen.http://www.univie.ac.at/ZID/software-allgemeines/